SLA alapú szolgáltatás management... hogy mindig megkapja az elvárt szolgáltatás minőséget!
vagyonleltár, létesítménykönyv, eszközkönyv, felmérés, vagyongazdálkodás, felmérés módszertana

Vagyonleltár felmérése és adminisztrációja: létesítmény- és eszközkönyv kialakítása

Egy szolgáltatási szerződéshez nélkülözhetetlen elem, hogy meghatározzuk a nyújtott szolgáltatás pontos volumenét, illetve a szolgáltatás díját ehhez a volumenhez kössük. Ehhez szükségünk van egy nyilvántartásra, amiben a létesítményeket és eszközöket tartjuk nyilván, amelyekre a szolgáltatást igénybe kívánjuk venni, ezt a nyilvántartást hívjuk létesítmény-, illetve eszközkönyvnek.
Amikor ennek felméréséhez fogunk, fontos kérdés, hogy mit és hogyan mérjünk föl, hogy a lehető legtöbbet hozzuk ki a felmérésből.

Először is azt kell tisztáznunk, hogy amiről beszélünk az nem azonos a leltár fogalmával. A leltárak naprakészségével és valódiságával kapcsolatosan valószínűleg mindenkinek megvannak a saját tapasztalatai, de nem is az adatok pontatlansága a legnagyobb probléma. Egészen egyszerűen az a baj, hogy a leltárakat jellemzően a pénzügyi osztály részére készítik és az ő szempontrendszerük, ami az ÉCS (értékcsökkenés) elszámolásához elegendő, nem alkalmas olyan információk kinyerésére, amire a vagyongazdálkodásnak és a létesítmény managementnek szüksége van.

A vagyonelemek (létesítmények és a bennük található eszközök) vagyongazdálkodási szempontból megfelelő felmérésének az előkészítése nagyon sok kérdést vet fel. A teljesség igénye nélkül pár ezek közül:

  • Az adatok milyen körét rögzítsük, hogy feleslegesen ne dolgozzunk és a szükséges információkat le tudjuk hívni az adatokból?
  • Hogyan egységesítsük a felmérés módszertanát, hogyan definiáljunk és használjunk egységesen fogalmakat?
  • Hogyan oldjuk meg ezen adatok folyamatos naprakészen tartását, miközben erre erőforrások/kapacitás nem áll rendelkezésre?

Vegyük sorra ezeket kérdéseket:

I. Az adatok milyen csoportjára terjedjen ki a felmérés?

Ahhoz, hogy erre választ kapjunk, meg kell határoznunk az adatgyűjtés célját. Lehet egyszerre több cél előttünk, de minden célt kielégítő felmérés nem létezik. Csak és kizárólag konkrét célok mentén van értelme felmérést végezni.

Ez a cél lehet például az alábbiak valamelyike:

  • Szolgáltatási szerződések megkötéséhez szükség lenne valós volumen adatokra, hogy pontosabban lehessen ajánlatot kérni tendereztetéskor és a szolgáltató árait a volumenek változásához tudjuk kötni. Ehhez szükségünk van például arra, hogy hány kazánunk vagy hány klímaberendezésünk van, vagy egyáltalán hány m2-t kell kitakarítani.
  • Pontosan látni szeretnénk, hogy milyen épületeink milyen kihasználtsággal üzemelnek. Képet szeretnénk alkotni a jelen helyzetről és tudni akarjuk, hogy egy szervezeti átalakulás következménye hogyan fogja majd „kitölteni a teret”. Az ezzel a céllal történő felmérés jó kiindulást jelent a költségek bontásához is.
  • Csak nagyobb léptékű adatokra van szükség pl. az épületek értékbecslési adataira, műemléki védettségére, tulajdoni helyzetére vonatkozóan. (lásd: vagyonkataszter)

A fentiekből is jól látszik, hogy a felmérés célja alapvetően határozza meg a rögzítendő adatok körét. A jó hír az, hogy az egyes céloknak megfelelő adatok körére vonatkozóan különböző sablonok léteznek, tehát nem kell mindent újra kitalálni. Ezeket a kiindulási sablonokat azonban minden esetben az ügyféllel egyeztetni szükséges.

Alaposan meg kell fontolni, hogy milyen pontosságra törekszünk, és a felmérés végén milyen eszközökbe rögzítjük az adatainkat. Gyakran előfordul, hogy az adatokat pl. egy CAD rendszerbe akarják rögzíteni. Meggondolandó, hogy erre (mármint CAD rendszerek használatára) valóban szükség van-e, mert ez - bár rendkívül látványos tud lenni - nemcsak a felmérés költségeire van jelentős kihatással, de a jövőben is ebben az eszközben kell akkor majd az adatainkat módosítani, karbantartani. Kérdés, hogy lesz-e erre megfelelő kapacitásunk vagy külsős céghez kell majd minden módosításért fordulnunk.

II. A felmérés módszertanának kidolgozása

Komoly probléma, hogy a hétköznapokban egészen egyszerűnek tűnő fogalmakon is mást és mást értenek még a szakemberek is. Ennek érzékeltetésére mutatjuk az alábbi táblázatot, ami az MSZ 15221-6 szabvány alapján definiálja az épület alapterületeinek hierarchiáját.

Itt legalább egy szabványhoz fordulhattunk (ha első látásra bonyolultnak is tűnik a dolog) és kiválaszthatjuk az egységes definíciók közül a céljainknak megfelelőt, de sajnos a felmérendő adatok legtöbbjére semmilyen iránymutatás vagy szabvány sem segíti a munkánkat.

Ha ráadásul több egymástól független forrásból származnak az adatok, akkor mindenképpen kikerülhetetlen, hogy az ezekből a forrásokból származó információk azonos szemlélettel kerüljenek felmérésre. Az ebből eredő problémák kiküszöbölésére egyrészt írásban dokumentálni kell a felmérés módszertanát, másrészt célszerű a szereplőkkel közösen lépésről lépésre végigvenni minden egyes adatot. Erre valószínűleg több lépésben is szükség lesz, mert a tapasztalatok szerint az egyes adatok értékkészlete a felmérés során folyamatosan bővülni fog.

III. Naprakészség biztosítása

Az adatok a felmérést követően nagyon gyorsan elévülnek, ha valahogyan nem gondoskodunk róla, hogy naprakészek is maradjanak. Természetesen előírhatunk rendszeres felméréseket és utánakövetést, de a gyakorlatból ismerjük ezek valós hatékonyságát. A tapasztalataink szerint jellemzően erre soha nincs se idő, se pénz és a sok egyéb feladat mellett ez sorolódik leghátra.

Az eddig látott módszerek közül eddig csak az a megoldás tűnt életképesnek, ahol az adatok felhasználása mindennapossá válik pl. azáltal, hogy a létesítményhez, az eszközökhöz ezen adatbázisok közbeiktatásával lehet szolgáltatást rendelni.

Például: Ha egy kazánhoz TMK feladatot, azaz szolgáltatást csak úgy lehet hozzárendelni (és ezáltal elvégezni és kiszámlázni), ha az a kazán az eszközkönyvben beazonosítható, akkor a megrendelő és a szolgáltató is egyaránt érdekelt lesz a kazán felvitelére a rendszerbe. Ez a megoldás jól működik egyszerűen azért, mert ezen vagyontárgyak mindegyikéhez előbb-utóbb szolgáltatás (karbantartás, takarítás, őrzés...) társul.

Fontos, hogy ezeket a változásokat ugyanabban a sablon rendszerben rögzítsük, amiben az alap felmérés is történt, hogy a felmérés módszertana egységes tudjon maradni a jövőben is.

Egy ilyen felmérésnek és az ennek eredményeként létrejövő létesítménykönyvnek és eszközkönyvnek alapvető szerepe van a vagyongazdálkodásban, tehát ennek megvalósítását igazán csak elodázni lehet, megkerülni aligha.

Cégünk által nyújtott szolgáltatás

Cégünk az elmúlt években komoly tapasztalatokra tett szert a vagyonelemek felmérésében és feldolgozásában, hiszen az általunk kínált SLA alapú létesítményüzemeltetési modell és az ezt implementáló CAFM szoftver alapvető szolgáltatás szemléletéből következik, hogy egy rendszer bevezetéséhez hozzátartozik a létesítmény- és az eszközkönyv megfelelő felmérése és kialakítása. Nagyságában és összetettségében ezek közül is kiemelkedik 2014-ben a Magyar Államkincstárnál és a Közigazgatási Hivatalnál befejezett projektjeink, amiről bővebb információ itt található.


Ha érdeklődik a rendszerünk iránt, szívesen tartunk Önöknek egy bemutatót. Kérjük küldjön egy emailt az info@sla.hu címre, vagy hívjon minket telefonon a +36 20 955-45-00 telefonszámon.